Segnalazioni Whistleblowing

REGOLAMENTO PER LA GESTIONE DELLE SEGNALAZIONI DI CONDOTTE ILLECITE E RELATIVE FORME DI TUTELA

Al fine di incoraggiare e facilitare la segnalazione di illeciti e, in tal modo, ridurre i rischi di irregolarità, la società Le Sac. S.r.l. (“Le Sac” o la “Società”) si è dotato di un regolamento aziendale che disciplina il sistema interno di segnalazione delle violazioni (Whistleblowing), come dal D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 (c.d. “Decreto whistleblowing”), emesso in attuazione della Direttiva UE 2019/1937 del Parlamento Europeo e del Consiglio.

 

Il sistema di Whistleblowing della Società tutela da eventuali conseguenze pregiudizievoli

chiunque intenda segnalare violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’amministrazione pubblica o dell’ente privato, di cui è venuto a conoscenza nel contesto lavorativo, assicurando allo stesso tempo la riservatezza e la protezione dei dati personali del segnalante, del segnalato e di tutte le persone coinvolte.

La procedura non è utilizzabile per proporre reclami o richieste di garanzia.

 

 

Modalità Operative

1.       Canali di Segnalazione

Ai sensi del D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023, la Società si è dotata di Canali di Segnalazione interni che garantiscono la riservatezza dell’identità del Segnalante, del facilitatore, della persona coinvolta e di quella comunque menzionata nella Segnalazione, nonché del contenuto della Segnalazione stessa e della relativa documentazione. Tali Canali di Segnalazione, alternativi tra loro ed aventi la stessa finalità ed efficacia, sono gestiti unicamente dal Gestore, ossia da un organismo composto da soggetti appositamente incaricati ed esterni alla Società, i quali sono in possesso di requisiti professionali, di autonomia, indipendenza e imparzialità. Si precisa che la Società non ha accesso ai Canali di Segnalazione.

 

a)    Segnalazione al Gestore in forma orale

La Società consente al Segnalante di effettuare le proprie Segnalazioni in forma orale. Le Segnalazioni in forma orale sono effettuate attraverso linee telefoniche ai recapiti del Gestore delle Segnalazioni (Tel. 0341.287976 - 0341.288467) ovvero, su richiesta del Segnalante, mediante un incontro diretto fissato entro un termine ragionevole.

La Segnalazione, ove effettuata tramite incontro, linea telefonica o altro sistema di messaggistica vocale non registrato, sarà documentata per iscritto mediante resoconto dettagliato della conversazione a cura del personale addetto, con successiva verifica, rettifica e conferma da parte del Segnalante, con propria sottoscrizione.

 

b)    Segnalazione al Gestore in forma scritta

La Segnalazione in forma scritta può essere effettuata mediante il Modulo appositamente predisposto e disponibile cliccando qui, che dovrà essere inviato, anche in forma anonima, via e-mail all’indirizzo segnalazioni@le-sac.it o con posta ordinaria alla sede del Gestore, sempre indicando la dicitura “documentazione riservata”, all’indirizzo seguente:

 

Gestore segnalazioni Le Sac S.r.l.

c/o Campa Avvocati STA S.r.l.

Via G. Anghileri n. 2

23900 - Lecco (LC)

2.       Contenuto della Segnalazione

Le Segnalazioni devono riguardare Violazioni rilevanti ai fini del presente Regolamento, come definite nella Sezione 3, nonché: i) essere circostanziate e fondate su elementi precisi e concordanti, ii) descrivere fatti riscontrabili e conosciuti direttamente da chi segnala (quindi non de relato o per mero sentito dire) e iii) contenere tutte le informazioni necessarie per individuare inequivocabilmente gli autori della condotta illecita.

Le Segnalazioni non possono quindi riguardare generici sospetti, privi di riscontri fattuali e/o documentali, né notizie meramente riferite da terzi, qualora il Segnalante non abbia preso atto della condotta segnalata anche personalmente.

Il Segnalante, pertanto, è tenuto ad indicare tutti gli elementi utili ad accertare la fondatezza dei fatti riferiti, al fine di consentire le adeguate verifiche in relazione alla Segnalazione.

In particolare, la Segnalazione deve indicare:

­      le generalità di chi effettua la Segnalazione, con indicazione della qualifica o posizione professionale (qualora il Segnalante non intenda restare anonimo);

­      la chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di Segnalazione e delle modalità con le quali se ne è avuta conoscenza;

­      la data e il luogo ove si è verificato il fatto;

­      il nominativo e/o il ruolo (qualifica, posizione professionale o servizio in cui svolge l’attività) del/dei Soggetto/Soggetti che ha/hanno posto in essere la condotta segnalata;

­      l’eventuale presenza di altri soggetti coinvolti;

­      la natura del danno (es. corruzione, danno ambientale, etc.);

­      i nomi e i ruoli di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di Segnalazione;

­      eventuali documenti che possono confermare la fondatezza dei fatti riportati;

­      l’eventuale presenza di testimoni;

­      ogni altra informazione che possa fornire utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

 

Le Segnalazioni anonime sono accettate solo qualora siano adeguatamente circostanziate e in grado di far emergere fatti e situazioni determinate e suscettibili di riscontro. Esse saranno prese in considerazione solo qualora siano debitamente circostanziate e non appaiano irrilevanti o destituite di fondamento.

3        Ricezione delle Segnalazioni

Il Gestore, una volta ricevuta la Segnalazione, provvede con tempestività a compilare il REGISTRO DELLE SEGNALAZIONI, in cui deve essere riportato:

­      il numero identificativo progressivo che ne consente l’identificazione univoca;

­      la data di ricezione;

­      il Canale di Segnalazione utilizzato;

­      la classificazione della Segnalazione, in base alla valutazione preliminare del suo contenuto (Rilevante e Pertinente, Carente, Non Pertinente);

­      le risultanze emerse e relative conclusioni.

Le Segnalazioni devono essere preliminarmente classificate dal Gestore attraverso i seguenti criteri:

­      Rilevanti e Pertinenti: Segnalazioni aventi i requisiti previsti dal Regolamento, tali da consentire l’avvio delle indagini di riscontro. In particolare, si intendono Rilevanti le segnalazioni circostanziate e fondate su elementi di fatto precisi e non suscettibili di interpretazioni differenti, nonché concordanti e convergenti nella medesima direzione. Le Segnalazioni devono intendersi Pertinenti allorquando riguardino azioni o omissioni, commesse o tentate: i) in violazione di disposizioni normative nazionali o dell’Unione Europea, come previsto dall’art. 1 del D.Lgs. n. 24/2023; ii) rilevanti ai sensi del D.Lgs. n. 231/2001 (si rinvia al catalogo dei reati presupposto di cui al predetto Decreto).

-       Carenti: Segnalazioni di contenuto insufficiente ad avviare le indagini di riscontro, poiché prive dei requisiti previsti dal Regolamento. Il Gestore, in tali casi, può chiedere al Segnalante, a propria discrezione, ulteriori informazioni necessarie ad avviare gli accertamenti sui fatti denunciati, eventualmente riclassificando la Segnalazione come Rilevante, qualora vengano acquisiti elementi che consentano di soddisfare i requisiti previsti dal Regolamento;

-       Non Pertinenti: Segnalazioni non attinenti al campo di applicazione della normativa in materia di whistleblowing (L. n. 179/2017 e D.lgs. n. 24/2023), poiché relative a: i) soggetti Segnalati non aventi rapporti con la Società; ii) fatti, azioni od omissioni che non riguardano Violazioni rilevanti ai sensi del Regolamento; iii) contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere meramente personale del Segnalante.

Nel caso in cui la Segnalazione venga presentata a un soggetto diverso dal Gestore, questa dovrà essergli trasmessa, dalla persona che l’ha ricevuta, entro 7 (sette) giorni dal ricevimento; il Gestore informerà il Segnalante dell’avvenuta ricezione della stessa.

4        Astensione dalla gestione della Segnalazione per potenziale conflitto di interessi

Nel caso in cui il Segnalato coincida con il Gestore, oppure qualora egli abbia un interesse connesso alla Segnalazione tale da comprometterne l’imparzialità e l’indipendenza di giudizio, lo stesso dovrà comunicarlo tempestivamente al Consiglio di Amministrazione della Società e dovrà astenersi dal processo di Gestione della Segnalazione.

Il Gestore, in caso di Segnalazioni che riguardino i componenti del Consiglio di Amministrazione, ne dovrà dare comunicazione immediata all’Organo di controllo.

5        Attività di verifica della fondatezza della Segnalazione

Nell'ambito della gestione dei Canali di Segnalazione, il Gestore svolge le seguenti attività:

a)    rilascia al Segnalante avviso di ricevimento della Segnalazione entro 7 (sette) giorni dalla data di ricezione;

b)    mantiene le interlocuzioni con il Segnalante e può richiedere a quest’ultimo, se necessario, integrazioni;

c)     dà diligente seguito alle Segnalazioni ricevute;

d)    fornisce riscontro alla Segnalazione entro 3 (tre) mesi dalla data dell’avviso di ricevimento o, in mancanza di tale avviso, entro 3 (tre) mesi dalla scadenza del termine di 7 (sette) giorni dalla ricezione della Segnalazione.

La verifica della fondatezza delle circostanze rappresentate nella Segnalazione è affidata al Gestore, che provvede nel rispetto dei principi di imparzialità e riservatezza, effettuando ogni attività ritenuta opportuna, inclusa l’audizione personale del Segnalante e di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti.

Il Gestore, nello svolgimento delle attività di accertamento della fondatezza della Segnalazione, può avvalersi del supporto di consulenti esterni e/o della collaborazione di strutture e funzioni aziendali quando, per la natura e la complessità delle verifiche, risulti necessario un loro coinvolgimento. Durante l’attività istruttoria della Segnalazione è garantito il diritto alla riservatezza dell’identità del Segnalante, salvo che ciò non sia possibile per le caratteristiche intrinseche delle indagini da svolgere. I medesimi doveri di comportamento, volti a garantire la riservatezza del Segnalante, gravano anche sul soggetto, di consulenza o interno, che presta la propria attività a supporto del Gestore.

All’esito dell’attività istruttoria, il Gestore, qualora non ritenga vi siano i presupposti per l’archiviazione per infondatezza della Segnalazione, predispone un’apposita relazione per il Consiglio di Amministrazione, in cui è formalizzato il contesto, il quadro normativo e procedurale di riferimento, le attività di verifica svolte, i relativi risultati emersi, i documenti ovvero gli altri elementi comprovanti la condotta illecita o la Violazione commessa, ai fini dell’eventuale adozione  di provvedimenti disciplinari nei confronti del Segnalato, da parte della Società.

Qualora Il Gestore, nella predetta relazione, dovesse indicare profili di miglioramento, azioni correttive e/o mitigazione del rischio, le stesse potranno essere comunicate, sempre nel rispetto del principio di tutela della riservatezza del Segnalante, alle direzioni aziendali competenti, affinché vengano valutate ed attuate le azioni correttive e di mitigazione del rischio necessarie ovvero vengano adottate tutte la azioni di miglioramento a tutela della Società.

 Qualora il Gestore, all’esito dell’attività istruttoria di competenza, accerti invece l’infondatezza della Segnalazione effettuata, ne darà comunicazione alla Società, per la valutazione circa l’eventuale irrogazione di sanzioni disciplinari nei confronti del Segnalante, quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la sua responsabilità penale per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

 

6        Riservatezza e divieto di Ritorsione

È compito del Gestore garantire la riservatezza dell’identità del Segnalante e di qualsiasi altra informazione da cui possa evincersi direttamente o indirettamente tale identità, sin dal momento della presa in carico della Segnalazione, anche nelle ipotesi in cui la stessa dovesse rivelarsi successivamente errata o infondata.

Tutte le Segnalazioni ricevute, indipendentemente dal Canale di Segnalazione utilizzato, sono archiviate e conservate a cura del Gestore, a tutela della riservatezza del Segnalante. La Segnalazione e la documentazione allegata non possono essere oggetto di visione, né di estrazione di copia da parte di richiedenti non aventi titolo.

L’identità del Segnalante deve essere protetta in ogni fase successiva alla Segnalazione, salvo non essere garantita quando è accertata, anche con sentenza di primo grado, la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile ovvero la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave, nonché nelle ipotesi in cui l’anonimato non sia opponibile per legge (sommarie informazioni testimoniali assunte dalla Polizia Giudiziaria, Autorità amministrative ovvero ispezioni di Autorità di vigilanza, etc.).

Per quanto concerne, in particolare, l’ambito del procedimento disciplinare nei confronti dell’incolpato, l’identità del Segnalante può essere rivelata al responsabile della funzione aziendale titolare dei procedimenti disciplinari (Datore di Lavoro e/o Direzione HR) e/o all’incolpato solo nei casi in cui:

­      vi sia il consenso espresso del Segnalante; ovvero

­      la contestazione dell’addebito disciplinare risulti fondata unicamente sulla Segnalazione e la conoscenza dell’identità del Segnalante risulti assolutamente indispensabile alla difesa dell’incolpato, come da quest’ultimo richiesto e motivato per iscritto. In tale circostanza, spetta al titolare del potere disciplinare (Datore di Lavoro e/o Direzione HR) valutare la richiesta dell’incolpato e se ricorre la condizione di assoluta indispensabilità della conoscenza del nominativo del Segnalante ai fini della difesa. Qualora tale esigenza sia ritenuta sussistente, il titolare del potere disciplinare dovrà avanzare richiesta motivata al Gestore, contenente un’esposizione chiara e precisa delle ragioni per le quali risulti indispensabile la conoscenza dell’identità del Segnalante.

Gravano sul titolare del potere disciplinare gli stessi doveri di comportamento, volti alla riservatezza del Segnalante, cui è tenuto il Gestore.

Nel caso di trasmissione della Segnalazione ad altre strutture/organi aziendali per lo svolgimento delle attività istruttorie, dovrà essere inoltrato solo il contenuto della Segnalazione, espungendo - per quanto possibile - tutti i riferimenti dai quali sia possibile risalire, anche indirettamente, all’identità del Segnalante.

La Società, ai sensi della Legge n. 179/2017 e del D.Lgs. n. 24/2023, vieta qualsiasi atto di ritorsione o discriminatorio nei confronti del Segnalante per motivi collegati, direttamente o indirettamente, alla Segnalazione e intende perseguire nei termini di legge e con le sanzioni disciplinari previste dal CCNL applicato in azienda:

­      chiunque vìoli le misure a tutela del Segnalante adottando condotte ritorsive e/o discriminatorie;

­      chiunque con malafede, dolo o colpa grave effettui Segnalazioni che si rivelino successivamente infondate.

L’adozione di misure ritorsive o discriminatorie nei confronti dei soggetti che effettuano le Segnalazioni di cui al Regolamento può essere denunciata all’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC), ai sensi di quanto previsto dal D.Lgs. n. 24/2023, all’Ispettorato Nazionale del Lavoro, per i provvedimenti di propria competenza, oltre che all'organizzazione sindacale indicata dal Segnalante.

7        Modalità di archiviazione e conservazione della documentazione

Il Gestore conserva il REGISTRO DELLE SEGNALAZIONI e tutta la documentazione pervenuta nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui al D.Lgs. 24/2023 e al Reg. UE 2016/679, per il tempo necessario al trattamento della Segnalazione e comunque non oltre 5 (cinque) anni decorrenti dalla data di comunicazione dell’esito finale della procedura di Segnalazione.

 

8        Segnalazioni esterne.

Il Segnalante potrà effettuare la Segnalazione delle Violazioni all’ANAC (Autorità Nazionale Anticorruzione), tramite gli appositi canali istituiti da tale Autorità, esclusivamente qualora ricorrano le seguenti condizioni:

­      non è prevista, nel proprio contesto lavorativo, l'attivazione del canale di segnalazione interna ovvero questo, anche se obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme alle prescrizioni di cui all’art. 4 D.Lgs. n. 24/2023;

­      il Segnalante ha già effettuato una Segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito;

­      la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una Segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa Segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;

­      il Segnalante ha fondato motivo di ritenere che la Violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.